Les avantages du partage de documents
L'importance de la numérisation des documents commerciaux n'a jamais été aussi grande. Les entreprises qui ont remplacé leurs documents papier par des formats de données numériques en récoltent actuellement les bénéfices. Pour le reste, il est temps de commencer ou risquer d'être laissé pour compte.
Examinons les avantages de la conversion de documents aux formats numériques :
Le partage de documents améliore la collaboration numérique
Les projets complexes exigent que les travailleurs distants accèdent aux documents partagés, collaborent sur ces documents et aient accès aux versions antérieures. Les rapports d'état en temps réel et le suivi des utilisateurs sont importants.
Ceci est facilité par un logiciel de gestion de documents fiable pour les sous-traitants, les fournisseurs et les chefs de projet. La distribution rapide des informations accélère l'achèvement des travaux. De plus, cela garantit que tout le monde voit ce qui se passe au fur et à mesure.
Le partage de documents réduit les coûts et fait gagner du temps
Les documents physiques exigent beaucoup d'espace de stockage. Le maintien de l'infrastructure nécessaire pour conserver les documents d'une entreprise est coûteux. Les services de numérisation et de numérisation de documents éliminent les coûts associés au stockage de documents papier sur le long terme. Le stockage en nuage permet le stockage efficace d'actifs numériques plus compacts. Les documents numériques sont beaucoup plus faciles et rapides à rechercher, localiser, mettre à jour et partager.
Le partage de documents permet la transparence
Lorsque les équipes utilisent des documents partagés, les chefs de projet peuvent surveiller la progression et le flux de travail. Cela permet d'identifier les points faibles du flux de travail, de détecter les erreurs et de rationaliser le flux d'informations. Il favorise la productivité et la réactivité aux demandes des clients et aux évolutions de l'environnement de l'entreprise. Lorsqu'il est soigneusement examiné et analysé, le processus de partage de documents peut devenir un puissant indicateur d'amélioration de la rentabilité pour les entreprises.
Les inconvénients du partage de documents
L'utilisation de documents partagés présente également des inconvénients.
Le partage de documents peut parfois entraîner des retards
Si trop de personnes travaillent sur un même document, les délais de réalisation du projet en pâtissent . Certains membres de l'équipe attendent les réponses et les modifications des autres membres de l'équipe. Au fur et à mesure que chaque participant modifie et perfectionne des éléments, les documents partagés deviennent inutilement complexes. Les modifications remplacent les modifications précédentes. Les modifications génèrent des conflits. L'utilisation du contrôle de version pour revenir aux versions précédentes. Des détails mineurs détournent l'attention du sujet central. Les autorisations sont utiles dans ce cas. De même, un chef de projet désigné est essentiel.
Le partage de documents pourrait rencontrer des problèmes de sécurité
Les documents numériques sont sensibles aux problèmes de sécurité tels que l'accès non autorisé, les virus, les tentatives de phishing, etc. L'intégrité d'un document peut être compromise par des pirates qui tentent de violer les pare-feu. L'exposition au risque est probable et coûteuse si le logiciel de gestion de documents n'est pas sécurisé. Les entreprises qui ne sécurisent pas suffisamment les systèmes et les serveurs de tous les utilisateurs (cybersécurité) subiront éventuellement une faille de sécurité qui entraînera des temps d'arrêt. Les projets sont remportés par les concurrents pendant les temps d'arrêt.
En matière de sécurité , Folderit est l'une des solutions les plus robustes disponibles. Pour le stockage de fichiers, nous utilisons le service S3 d'AWS, qui a une durabilité annuelle de 99,999999999 % pour les objets. De plus, Folderit utilise l'authentification à 2 facteurs, une connexion SSL EV sécurisée de 256 bits au niveau de la banque et un stockage de sauvegarde triple crypté. Vous pouvez également définir votre propre politique de mot de passe pour les membres de votre équipe et autoriser uniquement les mots de passe de la longueur que vous spécifiez. De plus, vous pouvez établir un intervalle de changement de mot de passe requis pour tous les utilisateurs.
Le partage de documents peut être sujet à des redondances sans une gestion appropriée
Il est courant que les fichiers numériques partagés entre les membres de l'équipe contiennent des données redondantes . Les membres de l'équipe pourraient prendre une décision erronée s'ils s'appuient sur une version obsolète du document. Pour éviter cela, les systèmes de gestion de documents doivent inclure un contrôle de version rigoureux. Si les conventions de dénomination des fichiers ne sont pas scrupuleusement respectées, les redondances entraînent soit la perte de données exactes dans les fichiers redondants, soit la duplication des données.
Peut avoir des coûts initiaux élevés pour l'infrastructure, les logiciels et la formation
Passer à une organisation sans papier peut impliquer un investissement initial parfois élevé dans un service de numérisation (si le volume est prohibitif) ou dans des dispositifs de numérisation pour numériser et stocker des documents papier sous des formats numériques. De plus, afin de permettre une transition en douceur vers un système sans papier, des systèmes de gestion de documents ou de gestion de contenu sont également nécessaires. En outre, les membres de l'équipe doivent être informés de la manière d'utiliser le nouveau système et de se conformer aux nouveaux flux de travail et procédures commerciales. Les propriétaires et les parties prenantes d'une entreprise doivent comprendre que ces dépenses produiront un retour sur investissement rapide.
Conclusion
Compte tenu des avantages et des inconvénients des documents partagés, il est évident que les économies de coûts, une meilleure communication, une sécurité accrue et une meilleure organisation valent bien l'effort . Surmontez facilement les inconvénients du partage de documents en apportant de modestes modifications au processus de partage et aux protocoles de sécurité des documents.
La numérisation à grande échelle peut poser des difficultés internes, mais avec une planification de projet dédiée, une conversion spécifique réussie et efficace des enregistrements papier en documents numériques implique une planification de projet dédiée, des processus spécialisés et des employés formés.
